YLEISTÄ TIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
M Company Oy (”M Company”, ”me”) on kehittänyt ja omistaa M Room -konseptin (”M Room -konsepti”) miesten parturiliikkeitä varten. Ylläpidämme ja hallinnoimme myös verkkosivustoa www.mroom.com (”Verkkosivusto”) www.mroomshop.com (”Verkkokauppa”) ja M Room -virtuaalijonoa, my.mroom.com (”My M Room”).
M Company kerää ja käsittelee Verkkosivuston, Verkkokaupan ja My M Room -käyttäjien henkilötietoja sekä M Companyn ja/tai franchise-kumppaniemme omistamien M Room -parturiliikkeiden asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja (”M Room -liikkeet”). Kaikkiin edellä mainittuihin henkilöihin viitataan tässä Tietosuojakäytännössä termillä ”Käyttäjät”.
Tässä Tietosuojakäytännössä Verkkosivustoon, Verkkokauppaan, My M Room -palveluun sekä M Room -liikkeissä tarjottaviin tuotteisiin ja palveluihin viitataan yhteisesti termillä ”Palvelut”.
Tätä Tietosuojakäytäntöä voidaan päivittää tarvittaessa tietojen käsittelymenettelyihin tehtävien muutosten mukaan tai muusta syystä. Uusin versio on saatavilla Verkkosivustolla ja M Room -sovelluksessa. Emme tee tähän Tietosuojakäytäntöön merkittäviä muutoksia tai vähennä Tietosuojakäytäntöön perustuvia Käyttäjien oikeuksia ilmoittamatta tästä etukäteen.
Huomaa, että tämä Tietosuojakäytäntö koskee vain tietojen käsittelyä, josta M Company vastaa rekisterinpitäjänä. Tässä Tietosuojakäytännössä sanalla M Company tarkoitetaan yksinomaan M Company Oy:tä, ei sen emo- tai tytäryhtiöitä. Siksi termi ”kolmas osapuoli” kattaa myös M Companyn emo- ja tytäryhtiöt ja M Room -konseptilla toimivat M Companyn franchise-kumppanit.
M Companyn yhteystiedot
Nimi: M Company Oy
Y-tunnus: 2200111-9
Postiosoite: Iskoskuja 3, 01600 Vantaa
Tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot: privacy@mroom.com
Yhteyshenkilö: Niko Sandell, niko.sandell (a) mroom.com
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIEDONLÄHTEET
Keräämme Käyttäjistä kahden tyyppisiä tietoja: käyttäjätietoja ja teknisiä tietoja. Vaikka emme yleensä käytä teknisiä tietoja henkilöiden yksilöimiseen, henkilöt voidaan joskus tunnistaa joko itse tiedoista tai yhdistämällä tai linkittämällä tekniset tiedot käyttäjätietoihin. Tällaisissa tilanteissa myös tekniset tiedot voidaan katsoa sovellettavien lakien mukaan henkilötiedoiksi, ja käsittelemme yhdistettyjä tietoja henkilötietoina.
M Company voi käsitellä seuraavia käyttäjätietoja, jotka on saatu Käyttäjiltä tai M Companyn emo- tai tytäryhtiöitä tai franchise-kumppaneilta:
Etunimi
Sukunimi
Puhelinnumero
Syntymäaika
Sähköpostiosoite
Postiosoite
My M Room palvelun kautta ladatut valokuvat tai muut mahdolliset tiedostot
M Room -liikkeissä tehtyihin maksutapahtumiin liittyvät maksutiedot
Palvelut ja tuotteet, jotka Käyttäjä on ostanut M Room -liikkeistä
Käyttäjän jäsenyyteen liittyvät tiedot
Asiakaspalaute ja reklamaatiot
Kilpailujen ja arvontojen yhteydessä annettuihin vastauksiin liittyvät tiedot
Lisäksi M Company voi kerätä ja käsitellä seuraavia Käyttäjiltä saatuja teknisiä tietoja:
Käyttäjien IP-osoitteet
Selaimen tyyppi ja versio
Kielivalinta
Käyttöjärjestelmä ja tietokonealusta
Palvelujemme alueet, joilla Käyttäjä on käynyt
Edellä mainitun lisäksi keräämme käyttäjätietoja viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä luottotietorekistereistä sekä muista luotettavista yksityisistä ja julkisista rekitereistä.
Evästeet
Käyttäjien käydessä Verkkosivulla keräämme ja tallennamme teknisiä tietoja ja muita tietoja erilaisten tekniikoiden, kuten evästeiden, avulla.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan Käyttäjän tietokoneelle. Evästeiden avulla voimme laskea Verkkosivustolla käyneiden henkilöiden kokonaismäärän ja seurata Verkkosivuston käyttöä. Tämän avulla voimme parantaa Palvelujamme, palvella Käyttäjiä entistä paremmin ja tarjota heille tietoja yksilöllisten tarpeiden mukaan. Voimme käyttää myös evästeitä, jotka helpottavat Verkkosivuston käyttöä esimerkiksi muistamalla käyttöasetukset. Voimme käyttää seuranta- ja analytiikkaevästeitä, joiden avulla näemme, miten hyvin Käyttäjän vastaanottavat Palvelumme.
Käyttäjät voivat asettaa verkkoselaimensa estämään evästeiden käytön tai ilmoittamaan evästeiden lähettämisestä. Tämä voidaan tehdä yleensä selaimen asetuksista. Ohjeita evästeiden hallintaan saa verkosta. Esimerkiksi seuraavien linkkien kautta löytyy tietoa siitä, miten evästeasetuksia voidaan muuttaa joissakin suosituissa selaimissa:
Huomaa, että jotkin Verkkosivustomme osat eivät välttämättä toimi kunnolla, jos evästeiden käyttö on estetty.
Google Analytics
Verkkosivustolla käytetään Google Analytics -työkalua ja muita verkkoanalytiikkapalveluja teknisten tietojen koostamiseen, kävijöiden käyttäytymisen raportointiin ja Verkkosivuston parantamiseen. Tietoja Google Analyticsista saat napsauttamalla Google Analytics. Voit estää Google Analyticsin käytön seuraavan selaimen lisäosan avulla: Google Analytics Opt-out Add-on.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Tarkoitukset
M Company käsittelee henkilötietoja useisiin tarkoituksiin:
Palvelujen tarjoaminen ja kehittäminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Palvelujen tarjoamiseksi Käyttäjille, maksutapahtumien käsittelemiseksi ja varmentamiseksi sekä asiakkaiden todentamiseksi.
Käsittelemme Käyttäjien antamia henkilötietoja myös Palvelujemme laadun kehittämiseksi esimerkiksi analysoimalla Käyttäjien M Room -liikkeistä ostamia palveluja ja tuotteita sekä analysoimalla, millä Verkkosivuston alueilla Käyttäjät ovat käyneet.
Asiakasviestintä ja markkinointi
Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteidemme ylläpitämiseksi Käyttäjiin esimerkiksi ottamalla Käyttäjiin yhteyttä Palveluihin liittyvissä asioissa. Käsittelemme Käyttäjien henkilötietoja myös voidaksemme tiedottaa Käyttäjille Palveluihin liittyvistä muutoksista. Käytämme henkilötietoja tarjoamiemme palvelujen ja tuotteiden markkinointiin ja mainontaan esimerkiksi siten, että Käyttäjän kokemusta mukautetaan tarjoamalla hänelle kohdennettuja tarjouksia ja mainontaa sen mukaan, millaisia tietoja Käyttäjästä on kerätty hänen edellisillä käynneillään Verkkosivustolla.
Jos Käyttäjä ottaa meihin yhteyttä antaakseen palautetta Palveluistamme, käytämme hänen antamiaan tietoja, jotta voimme vastata kysymyksiin ja ratkaista mahdolliset ongelmat.
Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme täyttää sopimusvelvoitteemme Käyttäjiä kohtaan. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutetun intressimme mukaan. Oikeutettu intressimme perustuu liiketoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, Käyttäjien asiakas- tai kävijäkokemuksen parantamiseen sekä palvelujemme ja tuotteidemme markkinointiin.
Joissakin Palvelujen osissa Käyttäjiltä voidaan pyytää suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tapauksessa Käyttäjät voivat peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin
M Company säilyttää Käyttäjien henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan talousalueen sisällä. Meillä on kuitenkin franchise-kumppaneita ja palveluntarjoajia useissa maantieteellisissä sijainneissa. Näin ollen me, franchise-kumppanimme ja palveluntarjoajamme voimme siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen tai Käyttäjän asuinpaikan ulkopuolisille lainkäyttöalueille tai käyttää niitä tällaisilla lainkäyttöalueilla.
Toteutamme tarvittavat toimet varmistaaksemme, että Käyttäjien henkilötiedot suojataan riittävällä tavalla lainkäyttöalueilla, joilla niitä käsitellään. Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme riittävän suojauksen palveluntarjoajien kanssa tehdyillä sopimuksilla, jotka perustuvat vakiosopimuslausekkeisiin, tai muilla asianmukaisilla suojaustoimilla, kuten tietosuojakehyksellä.
Lisätietoja henkilötietojen siirtämisestä saa meiltä ottamalla yhteyttä johonkin edellä annetuista osoitteistamme.
vastaanottajat
Jaamme henkilötietoja vain M Company -organisaation sisällä ja siinä määrin kuin on kohtuudella tarpeellista Palvelujemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Emme jaa henkilötietoja M Company -organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muutoin kuin seuraavassa mainituissa tapauksissa:
Oikeudelliset syyt
Voimme jakaa henkilötietoja M Company -organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos meillä on hyvässä uskossa syytä olettaa, että pääsy henkilötietoihin ja henkilötietojen käyttö ovat kohtuudella tarpeen: (i) sovellettavan lain, asetuksen ja/tai tuomioistuinpäätöksen noudattamiseksi, (ii) petosten tai tietoturvaan tai tekniikkaan liittyvien ongelmien tunnistamiseksi, ehkäisemiseksi tai käsittelemiseksi muulla tavoin ja/tai (iii) M Companyn, Käyttäjien tai kansalaisten intressien, omaisuuden tai turvallisuuden suojelemiseksi lain mukaisesti. Jos mahdollista, ilmoitamme Käyttäjille tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.
Valtuutetut palveluntarjoajat ja franchise-kumppanit
Voimme jakaa henkilötietoja valtuutetuille palveluntarjoajillemme, jotka tarjoavat meille palveluja (mukaan lukien tietojen säilytys, myynti, markkinointi ja asiakastukipalvelut). Palveluntarjoajien kanssa tekemiimme sopimuksiin sisältyy palveluntarjoajien sitoumus rajoittaa henkilötietojen käyttöä sekä noudattaa vähintään yhtä tiukkaa tietosuoja- ja tietoturvatasoa kuin tässä Tietosuojakäytännössä on määritelty.
Jaamme Käyttäjiltä kerättyjä henkilötietoja myös M Room -konseptilla toimiville franchise-kumppaneillemme. Keräämme ja käsittelemme kaikkia käyttäjätietoja ja teknisiä tietoja rekisterinpitäjänä tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti, mutta on syytä huomata, että myös franchise-kumppanimme voivat käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjinä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Muut pätevät syyt
Jos M Company on osallisena fuusiossa, yritysostossa tai omaisuuden myynnissä, voimme siirtää henkilötiedot asianomaiselle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tässä tapauksessa kuitenkin edelleen kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuuden. Ilmoitamme kaikille asianomaisille Käyttäjille niin pian kuin on kohtuudella mahdollista, jos heidän henkilötietonsa siirretään tai niihin aletaan soveltaa muuta tietosuojakäytäntöä.
Nimenomainen suostumus
Voimme jakaa henkilötietoja M Company -organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, jos Käyttäjä on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. M Comapny Oy voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja yhteydenpitoon asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, antaessaan palautetta tai tilannut sähköisen uutiskirjeen.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Asiakkaan tunnistamista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan sellaiseen muotoon, jossa henkilö ei ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.
Käyttäjän oikeudet
Oikeus päästä tietoihin
Käyttäjillä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa, joita M Company käsittelee. Käyttäjä voi ottaa meihin yhteyttä käyttämällä jotakin edellä mainituista osoitteista, minkä jälkeen kerromme, mitä henkilötietoja olemme keränneet ja käsitelleet kyseisestä Käyttäjästä.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Jos käsittely perustuu Käyttäjän antamaan suostumukseen, Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisesta voi seurata Palvelujen käyttömahdollisuuksien rajoittuminen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen nojalla tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Käyttäjällä on oikeus pyytää korjaamaan tai täydentämään kyseisestä Käyttäjästä tallentamamme henkilötiedot, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Käyttäjä voi pyytää päivittämään esimerkiksi yhteystietonsa tai muut henkilötietonsa ottamalla yhteyttä johonkin edellä mainituista osoitteistamme. Käyttäjätiedot, jotka Käyttäjä on antanut My M Room -palvelussa, voidaan päivittää suoraan My M Room palvelussa, poislukien puhelinnumero.
Oikeus tietojen poistamiseen
Käyttäjä voi pyytää meitä myös poistamaan omat henkilötietonsa järjestelmistämme. Noudatamme tällaista pyyntöä, ellei meillä ole pätevää syytä olla poistamatta tietoja. Tällainen pätevä syy voi perustua esimerkiksi sovellettavaan lainsäädäntöön.
Oikeus vastustamiseen
Käyttäjillä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos näitä tietoja käytetään muihin kuin sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat välttämättömiä Palvelujen tarjoamiseksi Käyttäjälle tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Jos meillä ei ole pätevää syytä jatkaa tällaisten henkilötietojen käsittelyä, emme jatka niiden käsittelyä vastustuksen jälkeen.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Käyttäjä voi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi odotettaessa tietojen poisto- tai korjauspyynnön tai vastustuksen käsittelyä ja/tai jos meillä ei ole pätevää syytä käsitellä näitä tietoja. Tästä voi kuitenkin seurata Palvelujen käyttömahdollisuuksien rajoittuminen.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Käyttäjällä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää nämä tiedot itse kolmannelle osapuolelle.
Oikeuksien käyttäminen
Edellä mainittuja oikeuksia voi käyttää lähettämällä kirjeen tai sähköpostiviestin johonkin edellä mainituista osoitteistamme. Pyynnön on sisällettävä seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta. Voimme pyytää tarvittaessa lisätietoja Käyttäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka ovat kohtuuttoman toistuvia, liiallisia tai ilmeisen perusteettomia.
Suoramarkkinointi
Jos Käyttäjä on antanut suostumuksensa suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen tai jos tällaiseen suoramarkkinointiin on muu laillinen peruste, M Company voi ottaa yhteyttä Käyttäjiin suoramarkkinointia varten. Tämä tarkoittaa, että M Company voi käyttää tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti keräämiään Käyttäjien henkilötietoja tuotetarjousten lähettämiseen Käyttäjille ja muuhun suoramarkkinointiin.
Riippumatta etukäteen annetusta suostumuksesta suoramarkkinointiin Käyttäjällä on oikeus kieltää meitä käyttämästä Käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin ja suoramarkkinointia varten tehtävään profilointiin ottamalla yhteyttä johonkin edellä mainituista osoitteistamme, käyttämällä M Room -sovelluksen toimintoja tai käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottua mahdollisuutta tilauksen peruutukseen.
Reklamaation tekeminen
Käyttäjä voi tehdä reklamaation paikalliselle tietosuojasta vastaavalle valvontaviranomaiselle, jos Käyttäjä katsoo, että M Company rikkoo sovellettavia tietosuojalakeja henkilötietojen käsittelyssä.
Tietoturva
Suojaamme keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot hallinnollisilla, organisatorisilla, teknisillä ja fyysisillä turvatoimilla. Näitä toimia ovat esimerkiksi salaus, palomuuri, turvalaitteistot ja käyttöoikeusjärjestelmät. Tietoturvan hallinnan tarkoituksena on säilyttää tietojen asiaankuuluva luottamuksellisuus-, koskemattomuus-, käytettävyys- ja kestävyystaso sekä mahdollisuus palauttaa tiedot. Testaamme Palvelujemme, järjestelmiemme ja muun omaisuutemme tietoturvahaavoittuvuudet säännöllisesti.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus Käyttäjien tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian asianomaisille Käyttäjille ja muille asianosaisille sekä toimivaltaisille viranomaisille, jos sovellettavat tietosuojalait tätä edellyttävät.
